Réunion du 12 novembre 2013

La réunion se déroule dans la salle de la Sure, 17 personnes présentes dont 4 membres du bureau : Hubert Scelers, Antoine Godde, Sylvie Vereecken, Hélène Ricard. Mme Marion-Veyron représente les enseignants.

L’Ordre du Jour de la réunion :

• Un point sur les cotisations
• Loto des fleurs (définir les dates)
• Spectacle de Noël (plateaux repas…)
• Bourse aux jouets

1. Un point sur les cotisations

En banque : 1035€ pour une centaine de famille, plus quelques une aujourd’hui (1389€ en comptant celles d’aujourd’hui).

La majorité à 8€, certaines à 10€, d’autres plus hautes.

Pour toutes les factures pour le sou : mettre dessus à quelle manifestation cela correspond pour qu’Antoine puisse savoir où les classer, sinon indiquer « vie courante du sou ». Il y aura une comptabilité pour chaque manifestation.

A priori, il y a un effet positif sur le fait d’avoir séparé les demandes de cotisation par rapport à la bourse aux jouets.

1. Loto des fleurs

Antoine a tout transféré à Florence Duclairoir par mail (2010 à 2012) + les papiers comptables qu’il doit récupérer par la suite.

Il faut définir les dates maintenant, afin de rencontrer la fleuriste. La manif avait déjà été sponsorisée, il faudrait commencer à chercher un partenaire.

Grilles avant les vacances de février… quand est-ce qu’on les récupère… l’an dernier les dates étaient fixées au moment de la réunion du 8 janvier

1. Spectacle de Noël

Un seul spectacle dans le gymnase, 14h15 (à décaler à 14h30), toutes les classes.

Ils arrivent à 9h00 pour s’installer. Il faut prévoir le repas (l’an dernier, c’était resto).

Prendre RDV avec eux pour qu’ils voient éventuellement la salle, pour voir comment s’installer.

Installation des enfants : par terre.

Voir si besoin de matériel, il faut 2-3 salles.

On cherche un père noël : voir avec Franck (Isabelle lui demandera son accord demain) pour le matin : toute la matinée à l’école.

En général, le père noël vient avec des cadeaux (achetés par les enseignants…) : 50€ par classe (voté à l’unanimité) + papillotes (3 papillotes par enfants (finalement ce sera 2 pour des raisons d’économies), effectifs : 450, + 3 paquet pour les maitresses +1 pour ATSEM, 1 pour garderie, 1 pour mairie)

Voir si l’habit du père noël est à l’école.

Pour le spectacle de Noël : prévenir les associations qui utilisent le gymnase que l’on aura besoin du gymnase à partir du dimanche soir et jusqu’au lundi 18h.

1. Bourse aux jouets.

Affichage : cette année, on a assuré (9 panneaux, 2 banderoles : les photos des panneaux ont été envoyées par mail afin de faciliter l’affichage de l’an prochain)

Tous les panneaux sont écrits au feutre indélébile sauf le 2eme chiffre de chaque date qui est au scotch. Suite à l’affichage, une vingtaine d’appels de gens intéressés par exposer (c’était déjà plein).

Pour l’instant, on maintient 2 entrées.

Le planning n’est pas complet… il passe autour de la table.

Les scouts viennent nous aider à installer le vendredi soir et en échange, ils récupèrent les invendus des stands, il y aussi 2 secours populaire qui nous ont contacté ainsi qu’une assoc pour des enfants de Madagascar. On est déjà engagés avec les scouts.

Installation vendredi : à partir de 17h30, prévoir environ 2h.

Les enseignants : passer le vendredi pour voir si des choses intéressent dans le stand du sou. On prévoit des cartons.

Enquête à l’entrée pour savoir comment les gens ont su.

Diffusion de l’affiche sur Facebook (page En Mode Voiron et Videgrenier.org)

Samedi matin, on appelle France Bleu Isère pour parler dans la radio J

Buvette :

Isabelle a contacté Christelle pour la bière (30L+30L+15L).

Isabelle fait passer la planning du matériel qu’on doit apporter pour la buvette.

On baisse le prix des boissons, en donnant dans les nouveaux verres… vu que les verres sont plus petits. On passe à 2 tickets au lieu de 3.

Gobelets : voir en fonction de ce qui revient… si on peut maintenir pour les 2 jours.

Pour la bière, il y a des gobelets spécifiques, mais ils ne serviront qu’à la bière.

L’an dernier : manque de nourriture faite par les parents…

Qui pour faire des crêpes ? Pascale, Angélique, Elodie, Marie-Hélène, Peggy

Hubert propose de faire 2 jours – 2 salles … Le pb c’est d’avoir les volontaires pour l’organisation.

Pour info, seulement 20% des exposants sont de Coublevie.

On prépare des sachets de bonbons.

Il est 22h10… la réunion se termine.

Prochaine réunion : 3 décembre à 20h30