Réunion du 3 décembre 2013

La réunion se déroule dans la salle de la Sure, 16 personnes présentes dont 5 membres du bureau : Hubert Scelers, Antoine Godde, Sylvie Vereecken, Hélène Ricard, Virginie Vaz. Mme Cambon représente les enseignants.

OJ (dans le désordre):

• Bilan Bourse
• Spectacle de Noël
• Date fête des écoles
• Choc’show
• Aide aux voyages CM1-CM2
• Boum

1. Bilan Bourse

Bourse : + 416€ par l’an dernier.

Entrée 230€ (153 entrées)

Buvette à moins marché, sans doute à cause des gobelets le samedi.

Gobelets : 58€ (58 gobelets « vendus »)

Stands identique à 4€

Bénéfice : 5165€

Constant par rapport à l’an dernier, augmentation liée à l’augmentation du prix des locations de tables.

Remerciement des exposants (sans doute Benoît)

Hubert a demandé aussi à Benoît de rédiger une procédure écrite pour aider à l’organisation de l’an prochain.

L’an prochain on sera sur les 2 jours (15 et 16 novembre).

A priori : changement du plan de salle : plus de tables de 3m, uniquement des tables de 2,40 (10 tables de plus dans le gymnase +4 dans la salle communale) … plus d’exposants mais un peu moins d’argent par entrée. Et plus de simplicité dans la gestion du plan de salle.

Remettre la bourse à l’ordre du jour d’une future réunion.

Des futurs pilotes se proposent : Isabelle Poncet- Billat + Dominique Vial

Un article publié dans le Dauphiné Libéré avec une jolie photo de notre stand (merci Minnie !!)

2. Spectacle de Noël (Virginie Vaz, Sylvie Vereecken)

Réponse de Mme Vitoux par rapport aux allergies…

Boissons et choc achetés par Monique : Brioches tranchées, papillotes 2 par enfants + jus (pomme, orange, multi-fruits)+ 1 paquet pour Atsem + 1 garderie + 1 mairie + 1 par groupe scolaire + 1 pâtes de fruits allergies.

Discussions autour de l’organisation pratique : tapis ( ?) pour enfants par terre (sinon, directement au sol, il s’agit d’un parquet, c’est moins gênant que sur le carrelage de la salle communale), prévoir 2-3 bancs pour les grands.

Arrivée du père noël, 9h en maternelle (salle de motricité puis tour des classes avec cadeaux arrivés dans les classes) et 10h30 en élémentaire (salle de motricité + cadeau commun dans la salle).

Déguisement du père Noël dans le bureau du directeur. On recherche une grosse ceinture et des lunettes.

Isabelle n’est pas là pour faire chanter les enfants, ce sera géré par les instits : Didier Kioulou en élémentaire et Sophie en maternelle.

Quelqu’un avec le père noël : Virginie.

Après-midi, besoin de monde : Viriginie Vaz, Sylvie Vereecken, Emilie Rabilloud, Isabelle Dominicy-Aubry, Alexandra Thibaut, Hubert Scelers, Marie-Hélène Bioud + Laetitia Rochas

RDV 14H.

Voir si besoin d’aider les maternelles à s’habiller, M Bonhomme précisera cela, il fera peut-être appel à des parents accompagnateurs.

Goûter : classe par classe. Prévoir 1 stands pour goûter dans le gymnase des élémentaires.

+ 1 stand pour goûter des maternelles dans la salle de motricité.

Attention : une heure de moins dans l’après-midi.

Informer les parents par un mot dans le cahier : Virginie Vaz va faire passer un mot, il est déjà prêt.

Photos de prises pendant le spectacle : pas d’enfants.

Demande des enseignants : si possible pour l’avenir : prévoir le spectacle de noël et surtout la venue du père noël plus proche de Noël. Pour des raisons pédagogiques évidentes J

Si qq’un a des idées pour le spectacle de l’an prochain : magiciens grenoblois (Isabelle Poncet-Billet), cf Hubert.

3. Choc’show (Sylvie Tourbier, Florence Duclairoir)

Le principe : Chocolat chaud (thé, green chaud) et quelques biscuits : offert le 1er vendredi de l’année 10 janvier à 16h00 aux enfants et parents.

1 ou 2 ?? pour penser au Bérard… Difficile au niveau orga de prévoir 2 stands

Les pilotes doivent demander à réserver le préau de la cours côté maternelle (auprès de la mairie et de l’école).

Réserver avec M Bonhomme les tables de la salle des maîtres.

Gamelles : Isabelle Poncet- Billat + ??

Thermos : ?

Bouteille chartreuse au local

Gateaux

2 plaques chauffantes : 1 mairie + 1 Joël l’an dernier (voir s’il le prêterait à nouveau)

cf CR du 8 janvier 2013 pour des détails pratiques.

Voir à la prochaine réunion.

4. Voyage CM1-CM2

Ce qui a été fait avant 10€ par enfant ~250€ par classe.

CM2 Mme Balducci (29 enfants)+ CM1 Mme Rabatel (25 élèves)

Total dépenses estimées : CM2 : 2064€ (après déduction contribution 60€ par famille)

Total dépenses estimées : CM1 : 1812€ (après déduction contribution 60€ par famille)

On ne sait pas s’il y a des subventions (FCPE, Parc de Chartreuse, …)

Question : quel est le projet : 3J + 2nuits différentes visites

Vote pour 10€ par enfants à l’unanimité.

A Mme Vitoux : demander à chaque classe de faire une demande de subvention de 10€ par enfant et 5€ par accompagnateur.

5. Boum (Pilotes : Anne et Laurence)

Nouvelle date samedi 5 avril, à cause du we de Pâques. Salle libérée rapidement pour la FCPE qui à son pucier le lendemain (fin à 19h00)

Grands : 17h - 19h

Petits : 15h – 16h30

Les CP sont avec les élémentaires…

On s’est engagé à libérer la salle pour 19h. Frédéric Honnoré viendra emprunter quelques parents pour installer la salle d’à côté.

Voir avec Xavier pour avoir contact du précédent DJ, sinon Sylvie a une adresse… devis des 2.

Anne a des idées pour ajouter des choses au niveau de la buvette.

Priorité données aux boissons en canettes à la boum : utilisation du reliquat.

Anne va faire l’existant des cannettes et des bonbons déjà prêts : doit récupérer les clés auprès de Virginie après le spectacle de Noël (ou à la prochaine réunion).

Boum : canettes pour les grands.

Petits : boissons en bouteille avec gobelets jetables (il y a plein de gobelets)

A vu de nez : 3 personnes buvette adultes + 4-5 côté enfants. + « service d’ordre »

Prévoir fût de bière pour la buvette adulte

Fût : 77€ (30L) et pompe à bière incluse.

Feuille de l’an passé : Antoine va donner les copies des factures de l’an dernier + demander à Benoît et Xavier (pilotes an dernier)…

Date de la boum pour l’an prochain : 28 mars 2015

6. Le point sur les gobelets.

Gobelets jetables : boum, choc’show, noël

Gobelets à caution : bourse aux jouets, fête des écoles + boum buvette parents.

7. Loto des fleurs.

Dates à fixer analogues à l’an dernier, voir avec le fleuriste.

Une semaine avant vacances février (21 février) et récupérer les grilles une semaine après les vacances (24 mars).

Voir avec le fleuriste pour la date (voir quel fleuriste… Isabelle Poncet-Billat connaît un fleuriste)

A noter : suite à la réunion, les dates ont été fixées :

• distribution: 21/02/2014

• ramassage: 21/03/2014

• tirage: 04/04/2014

• validation de la commande: 11/04/2014

• livraison des plantes:18/04/2014

8. Fête des écoles.

Chants pour la kermesse, le matin un chant pour chaque classe… voir pour un chant en début d’après-midi (tous ensembles) mais cela ferait revenir tous les enfants (et les instits) qui seront déjà là le matin...

Hubert en discussion avec Isabelle Thomasset pour faire chanter les enfants le samedi matin pour les enfants de maternelle. Chants des enfants du Bérard, le vendredi soir.

Chants dans la salle communale avec une sono, une estrade (de bonnes conditions pour faire chanter les enfants).

Voir avec M Kioulou (spectacle des CP) et cinéma de grands, …

Hubert est en contact avec Léo Lagrange pour avoir l’aide de l’équipe.

Attention, cette manifestation demande beaucoup de volontaires, attention à ne pas trop s’éparpiller.

Pilotes : Peggy, Marie, Florence, Hubert

Buvette : Isabelle, Emilie (sucrée : gâteaux ramenés, boissons…)

Fin de la réunion : 22h35

Prochaine réunion : 7 janvier 2014 (Salle de l'Orangerie)

OJ : Préparation Loto des fleurs + Boum des enfants + … (il sera complété ultérieurement)