La réunion a eu lieu à 20h30 à la salle de la Sure à Coublevie
17 personnes présentes avec parmi elles, les membres du bureau : Xavier, Benoit, Aurélie, Sylvie, Hélène, Joël. Présence de la directrice du Bérard, Mme Vitoux.
Ordre du jour :
- Bourse aux jouets
- Noël à l’école
- Les cotisations
- Les projets du Bérard
1. Bourse aux jouets (pilotes Benoît et Xavier).
Très chronophage pour Benoît… 2H par soir au moins.
Idée pour l’an prochain : essayer de prévoir une adhésion en ligne (voir pour Paypal si on arrive à mettre en place le paiement en ligne)… avec extraction.
Voir le site : « les pintades » : site où on remplit le fichier xls soi-même.
C’est complet pour cette année, une table en surbooking (à confirmer d’ici là).
Stand du sou (l’an dernier) : 2 tables le samedi et 3 tables le dimanche avec la table de la caisse
→ Pas possible pour le surbooking du coup.
Le samedi : 67 tables (Gymnase) dont 56 exposants.
Le dimanche : 91 tables (Gymnase + salle communale) pour 80 exposants.
Recette réservation tables : 1818€ à priori
De la pub faite ce week-end par Benoît et Xavier à la Saint-Martin. Des flyers, une banderole à Carrefour, une au gros rond-point à côté de Gozzi, quelques affiches A3 + affichage lumineux de Coublevie…(en panne depuis ).
Les volontaires : plein de trous. Pb pour la salle communale le dimanche surtout. Le planning passe parmi les personnes présentes.
Benoît a déjà envoyé un mail de relance à tous les parents pour appel à aide.
On va faire un nouveau mail pour diffuser le planning pour faire un appel à volontaires.
S’il n’y en a pas assez, on fermera la buvette dans la salle communale…
Solutions pour trouver des volontaires supplémentaires les années à venir ?? proposer à une autre association de prendre en charge une partie de la buvette. → ceci entraine nécessairement moins d’argent pour les enfants de l’école.
Buvette : appel à faire des crêpes… si possible prévoir quelles soient toutes prêtes. Les crêpes c’est ce qui part le mieux avec les hot dogs. Quantité vues après entre Benoît et Isabelle et Emilie.
Antoine va apporter des rallonges spécifiques pour la buvette et autres.
Ouverture public : exposants 8h15 / public 9h30 pour les organisateurs prévoir : 8h00.
Vendredi soir installation : 17h30 / Samedi 18h30.
Pour la salle communale, ce sera le dimanche matin car il y a un spectacle le samedi soir (mais la salle sera laissée propre).
Des exposants peuvent venir la veille au soir pendant l’installation pour récupérer leur badge pour le lendemain.
Badges exposants : ils sont nominatifs cette année (publipostage).
Exposants :
Certains nous doivent de l’argent : quelqu’un qui a changé… (plus de table de 3m payée donc 2 tables de 2,2m).
Il y en a pour qui c'est nous qui leur devons le l'argent (cf liste écrite par Benoît), il s'agit de ceux qui ont payé une table de 3m alors qu'il n'y en avait plus.
Chaque exposant a reçu un mail personnalisé avec sa table perso par publipostage.
Caisse à la salle communale : à la buvette s’il y en a une...
Voir si on a assez de volontaires pour faire 2 buvettes. On ferme la buvette de la salle communale.
Possibilité de faire passer quelqu’un avec un chariot ? On fait remarquer que s’il n’y a qu’une buvette, il y aura sûrement moins de recettes.
A penser : s’il fait froid, il faudrait limiter l’ouverture des portes sur l’arrière dans la journée.
S’il y a quelqu’un de dispo : prévoir quelqu’un aux portes du fond pour la sortie quand la queue est trop longue ou pour laisser rentrer ceux qui ont déjà payé dans l’autre salle.
Stand du sou : cette année, rien dans les cartons du stand du sou quasiment. Peut-être que les parents ont donné à la garderie. Prévoir de laisser des cartons le samedi soir pour récupérer les jouets que les gens ne veulent pas ramener.
2. Cotisations.
L’an dernier 1700€ sur toute l’année… cette année, presque 972€ début assez bon. Pas mal de gens ne laissent pas leur adresse e-mail.
Les coordonnées transmises par l’école sont les adresses postales et non les adresses mail.
Mettre un mot sur le blog pour relance pour les cotisations après la bourse (Hélène).
3. Noël à l’école (pilote : Antoine)
Les papas rigolos : des affiches pour l’école, Mme Vitoux en a récupéré 2, Antoine les fait passer à M. Bonhomme (3 affiches). Benoît va envoyer un bandeau pour mettre en bas avec la date de la manifestation du sou.
Les courses : « comme l’an passé » voir pour la facture auprès d’Aurélie.
Planning à voir la prochaine fois.
On s’interroge sur le besoin d’envoyer un mail pour faire appel à des volontaires pour ce jour-là : le lundi 10 décembre. Il est nécessaire de restreindre le nombre de parents, une idée : ne retenir que les 10 premières réponses. L’an dernier fait seulement par les gens du sou, on n’était pas assez, mais il y avait 2 salles à gérer en même temps. Cette année les spectacles sont décalés (un le matin, un l’après-midi)
On fait un tour de table pour savoir qui serait présent pour aider :
Le matin : 8 (en comptant Alexandra qui avait dit qu’elle viendrait)
L’après-midi : 5 (même choses)
Au final : pas de mail de relance… on se débrouille !
On peut proposer à quelques bénévoles qui viennent aider à la bourse aux jouets.
2 spectacles : le matin, maternelle jusqu’au CP inclus et l’après-midi les autres.
Ils viennent environ 1h avant le spectacle, il faut être là toute la journée. Il faut leur prévoir à manger (plateau repas pour ne pas laisser le matériel). Antoine
A-t’on un père noël pour l’école maternelle ? voir avec M Bonhomme.
4. Les projets de l’école du Bérard
Merci à Mme Vitoux pour le compte-rendu présentant le détail des dépenses pour chaque classe. Les membres du sou sont très contents d’avoir ce retour qui permet de savoir concrêtement à quoi ont servis leurs actions.
Les subventions du sou ont servies entre autres pour le projet Cinéma, achat de matériel, concours kangourou, différentes sorties, bus, abonnements, matériel fête des pères, fêtes des mères, déplacements…
Fin de la réunion :22h10
Prochaine réunion : 4 décembre
Ordre du jour provisoire : Bilan de la Bourse aux Jouets, Préparation du spectable de Noël, Choc'Show