La réunion a eu lieu à 20h30 à la salle de réunion de la mairie à Coublevie
14 personnes présentes dont les membres du bureau : Xavier, Benoît, Aurélie, Sylvie, Hélène et Mme Marion-Veyron pour les enseignants.
1. Dates des manifestations de l’an prochain :
Les dates des manifestations de l’an prochain sont fixées pour certaines :
- 16-17 novembre 2013 : Bourse aux jouets (le 16 dans le gymnase / le 17 dans le gymnase + salle communale)
- 9 décembre 2013 : Noël à l’école
- 10 janvier 2014 : Choc’show
- 19 avril 2014 : Boum (date confirmée)
- Loto des fleurs à préciser
- 5 juillet 2014 : Fête des écoles (kermesse)
2. Bureau de l’an prochain
Pour l’an prochain démission d’une grande partie du bureau (Joël, Benoît, Aurélie).
Xavier partira du sou l’année d’après, car ses enfants auront quitté l’école primaire, du coup, il reste encore un an pour assurer le biseau.Benoît prend en charge la bourse au jouet en binôme avec quelqu’un mais il quittera le sou ensuite.
Si on ne trouve pas des personnes pour constituer un nouveau bureau, il est envisageable de geler l’association pendant un an.
Avis du représentant des enseignants : si on doit réduire les subventions pour le cas où l’association serait en mode de fonctionnement réduit, il faudrait plutôt privilégier la subvention régulière aux classes plutôt que les subventions pour projets spécifiques.
Benoît va faire un mot pour prévenir l’ensemble des parents d’élèves de l’école.
3. Boum des enfants
Pour l’instant seuls 5 enfants ont annulé suite au changement de date.
Prévoir un nouveau mot à faire passer (a priori une des classes n’a pas eu le mot d’inscription initial).
On a la salle à partir de 16h30. Il faut décaler l’horaire du début (on avait dit 17h30) parce que c’est difficile de tout installer en une heure. Benoît fera le DJ.
La semaine prochaine Benoît fera passer un planning pour que nous puissions nous inscrire pour les différents postes qui nécessitent de l’aide.
Besoin de 2 personnes à la buvette adultes + 2 personnes à la buvette enfants+1 stand bonbons.
+10 personnes (1 une par classe) pour faire les entrées.
Autres tâches : passer les commandes chez Marie, préparer les bonbons, faire les tickets …
Benoît demande si quelqu’un peu faire un binôme (ou trinôme) avec lui afin de transmettre les infos pour l’an prochain.
4. Fête des écoles.
Deux nouveaux jeux et un jeu surprise. En tout 13 stands (les jeux en version petit/grand ont été regroupés).
Certains stands ont besoin d’être tenus pour 2 personnes mais peut-être pas tous.
Maquillage : 4 personnes X2 (cf plus bas)
Laisser un panneau à l’école où les gens peuvent s’inscrire dessus pour participer à la fête de l’école + mail de rappel.
Demande d’aide par mail : envoyer à Laurence et Anne la liste des adresses mails des gens qui ont participé l’an dernier.
2 plages horaires : 14-16 / 16-18 la kermesse commence à 14h30 les premiers installent leur stand les derniers aident à ranger.
Stand « toucher » ou « odorat » … Le toucher est plus facile pour les petits et plus facile également en cas de grosse chaleur.
On garde le système des bon-points avec la banque de lots.
Buvette de la kermesse : géré par Benoît et Xavier en commun avec la boum.
Attention : besoin de gérer deux caisses séparées pour la boum et la fête des écoles.
Remarque : comme on n’a plus de location de sono pour la boum, on a 300 euro en rab (subvention de la mairie).
Idées diverses (nous avons besoin d’une facture) :
- Trouver des maquilleuses pro.
- Coiffeuse, tatoueur (sur pochoir)…
- Faire intervenir les écuries de Crossey pour un stand poney.
L’avantage des idées maquillage et/ou tatoueur, c’est que cela permet d’être déchargé d’un stand qui demande beaucoup de parents.
Dernier point pour le même jour : demande de qq’un du pays voironnais, organiser un atelier cuisine anti-gaspi. Sensibiliser les parents, atelier le matin (9h à 11h) sur inscription (10 personnes adultes). Benoît a répondu que ce serait difficile le matin, pourquoi pas l’après-midi. Mais le principe du stand semble assez peu adapté à la manifestation : les parents viennent pour accompagner leurs enfants et/ou pour aider à tenir les stands de la fête, ils n’ont pas vraiment l’occasion et l’esprit à passer deux heures à faire un atelier de cuisine… Difficile également de prévoir le matériel demandé (point d’eau et plaques chauffantes)…
5. Divers
Tickets du sou.
On prévoit de faire refaire les tickets du sou (les nouveaux seront là pour la kermesse), les précédents avaient été imprimés chez « Copie Class ». Il y a diverses possibilités pour l’impression : « Mille et une copie » porte de la Buisse (parents d’élèves) / « Autour de la feuille » (sympa) / « Néo-print »
Eco-cup : Est-ce qu’on fait un verre par type de manif (bourse / boum / kermesse) en fonction du nombre de sponsorts… après discussion, cela apparait risqué si le sou est mis en mode « plus light » l’an prochain. Prévoir plutôt uniquement des verres pour la Bourse aux jouets : c’est le seul évènement tourné vers l’extérieur… prévoir 1000 ou 2000 verres.
Dans ce cas, ne plus acheter des canettes, mais servir directement au verre et acheter des bouteilles (c’est de toutes façons plus économique et plus écologique) …
Subvention : La subvention exceptionnelle à la maternelle de 250€ n’avait pas été versée : c’est fait !
Fin de la réunion : 22h11.
Prochaine réunion : 18 juin à 20h30 ODJ : boum / kermesse + soirée bonbon