Réunion du 7 janvier 2014

La réunion a lieu Salle de l’orangerie, 12 personnes présentes dont 4 membres du bureau (Florence, Sylvie V, Hubert, Hélène) et Mme Vitoux pour représenter les enseignants.

Ordre du Jour :

• Bilan Noel
• Choc’show
• Loto des fleurs
• Boum
• Questions diverses

1. Bilan Noël

Désistement à la dernière minute de la troupe car la personne s’était blessée, mais la troupe nous a trouvé des remplaçants (ils ont un regroupement d’associations qui tournent dans la région), et la personne qui n’a pas pu venir s’est soucié le lendemain de savoir si ça c’était bien passé.

Avis des enseignants : beau spectacle, pas excitant pour les enfants et varié.

A noter : réserver plus de bancs éventuellement, seulement 8 bancs prévus car le spectacle devait être aérien.

Par rapport au goûter, il faudra peut-être réfléchir à l’organisation du goûter pour l’an prochain : garde-t-on le principe de 4 – 5 pôles avec certains qui servent pour les boissons et d’autres pour les brioches et où les enfants doivent se déplacer d’un pôle à l’autre (plus simple pour le service mais peut-être pas optimal au niveau du temps pour les enfants (?) on pourrait aussi organiser des pôles qui travaillent en parallèle où on servirait tout le goûter à chaque fois mais en faisant passer les classes en parallèles… A voir.

A priori les enseignants et la majorité des personnes présentes ont trouvé que l’organisation mise en place cette année a été plutôt efficace surtout au regard des contraintes de temps liées au nouveaux horaires.

A garder pour l’an prochain : 2 pôles de Goûter (un élémentaire dans le gymnase) et un pour la maternelle

Attention : prévoir un nouveau père noël pour l’an prochain (il s’est fait calculer)

Date : l’idéal ce serait que ce soit la semaine des vacances.

A priori le Lundi 15 décembre… voir si salle dispo, et trouver une troupe…

Idées : reprendre celle qui n’est pas venue (Commun Accord : Perrine Levallois, ils travaillent avec d’autres troupes 06 81 48 17 57), Isabelle Poncet propose (Liloo & Kristof spectacle de magie www.davidcoven.com 06 82 37 80 18).

Les pilotes (Sylvie, Emilie) de cette année seraient partants pour reprendre le flambeau (voir avec Virginie qui est absente)…

Cette année 2 papillotes par enfants… les années précédentes 3… cela s'explique par le fait qu'il n'y avait pas de promo sur les papillotes et que c'est assez cher du coup. On verra l’an prochain :-)

A noter : niveau brioches garder le principe de 2 tranches pour chacun ou une seule brioche individuelle.

2. Choc’show

Elles sont prêtes !!! Cette année, c’est sur le parvis de l’école. La partie maternelle est maintenant occupée par la garderie des plus jeunes jusqu’à 17h30.

Elles ont demandé un chapiteau en cas de pluie mais il va faire beau et un panneau

Hubert a téléphoné à José (de la mairie) pour voir quand ils apportent le chapiteau.

On sera à 14h pour faire l’installation.

A priori 4-5 personnes présentes.

Matériel : 2kg de cacao, 4 paquets de gâteaux, 20l de lait, 1 paquet de thé, 500 gobelets, serviettes, sopalin 6 rouleaux, 1 bouteille de Chartreuse…

18h dernier délai tout sera terminé.

Voir comment replier la tente et où la stocker (Hubert voit ça demain avec José)

3. Loto des fleurs

• Distribution : 14 février 2014
• Ramassage : 19 mars 2014
• Tirage : 28 mars 2014
• Validation commande : 4 avril 2014
• Distribution : 11 avril 2014

Voir si on fait appel à la concurrence… mais bon cette année, on a déjà pris contact pour cette année.

Chalancoé l’an dernier (6€ pièce) mais cela dit c’était de la bonne qualité.

Isabelle Poncet-Billat connaît une fleuriste, elle va se renseigner.

Une année : une entreprise avait donné une subvention.

Pour comptabiliser les grilles et l’argent : le faire à plusieurs (2 – 3 ou 4 personnes).

Pilotes : Sylvie, Hélène, (et Florence pour donner un coup de main, merci Florence J )

Livraison dans les écoles : il faut être 7 : 3 Bérard et 4 Orgeoise

Voir fichier sur le drive pour le loto + listes des noms. Publipostage du nom des élèves sur les grilles et classes.

4. Boum

Devis du DJ que connaît Sylvie : 210€ … Jeux de lumières…

Il sait que c’est pour les enfants (c’est un père de famille)

Laurence : date limite d’inscription : 25 mars. Boum 5 avril

Boum maternelle : Maternelle+ CP

Boum Primaire : CP à CM2

Choix pour les CP de la boum (sur inscription)

Maternelle : 5€ : 1 part sucrée / 2 boisson / 1 sachet de bonbon / 1 surprise

Elémentaire : 5€ : 1 part salée / 1 part sucrée / 2 boisson / 1 sachet de bonbon

Bière : voir avec Christelle Fago

Vin blanc pr kir : Anne a demandé à Joc’Ovin

Prévoir Cacahouètes Chips +Pizza… Anne et Laurence vont gérer.

Débat par rapport au fait de laisser la boum uniquement pour les enfants dont les parents ont adhérents. On change la phrase… et on ouvre à tout le monde.

Voir par rapport à la Sacem quand même (avec le DJ)

NB : après renseignements, il se trouve que nous cotisons chaque année à un organisme pour les associations qui nous donne le droit d'organiser une soirée privée par an sans avoir à nous inquiéter des droits musicaux.

Moelleux choc (recouper) + Tarte aux pommes + Pizza : enlever 10% pour les quantités…

Les restes seront donnés à la FCPE pour leur pucier du lendemain

Buvette adulte : 2 / Enfants : prévoir 5-6 personnes pour la buvette enfants + 1 pour les bonbons (sauf si les bonbons sont distribués à l'entrée)

5. Questions diverses

• Kermesse : Hubert va faire une ou deux réunions avec les anciens pilotes pour faire un biseau

Niveau jeu, un petit nouveau : « le fil tordu »

• Dates des manifestations de l’an prochain :
  • Bourse au jouet ok
  • Noël : ok
  • Boum : mars (7 - 14 – 21 à voir)
  • Fête des écoles : 20 juin (une semaine avant la Saint Pierre)

Séance close à 22h26 !!

Prochaine réunion le 4 février salle de la Sure.