CR réunion du 4 février 2014

17 personnes présentes dont Mme Courthial pour représenter les enseignants et Antoine, Florence, Hubert, Hélène et Virginie pour le bureau.

• Bilan Choc’show
• Loto des fleurs
• Boum des enfants
• Rangement et inventaire du local
• Fête des écoles
• Questions diverses : spectacle de noël (compagnie)

1. Bilan Choc’show

Le bilan est très positif : bien placés, pas mal de monde surtout avant 17h30, préparatifs ok, dans les temps.

Le seul point négatif : c’est un vrai supplice de Tantale pour les enfants de la garderie… mais il est difficile de faire autrement (en particulier à cause des allergies, on ne peut pas faire de distribution).

Au niveau des fournitures : 24L de lait passés (+/-19L choco + 5L Green Chaud), heureusement qu’ils sont allés chercher 6L supplémentaires par rapport aux courses initiales.

Cette année, utilisation d’entonnoirs : c’est une bonne idée à renouveler.

2. Bilan financier

Coût Choc’show : 92,48€ pour le sou

Coût spectacle de Noël : 328,10€ (sans le spectacle)

Coût subventions classes : 8800€ distribués.

Besoin que les classes fassent une attestation du fait que les chèques ont bien été versés par l’association.

A l’heure qu’il est, on a déjà distribué quasiment la totalité des subventions données habituellement les autres années.

3. Loto des fleurs

Dates fixées :

• Distribution des cartes : le 14 février
• Ramassage : le 19 mars le vendredi, on passe récupérer les enveloppes auprès des enseignants.
• Tirage au sort : 28 mars
• Commande des fleurs : pré-compte :31/03 et commande 4/04
• Distribution des lots : 11/04

Idée concernant la distribution des fleurs : laisser à part celles des enfants qui vont en garderie… on peut récupérer les listes de la garderie (une liste par classe). Et laisser à part si possible… Essayer de réfléchir à un rangement des lots devant les classes qui permette aux enseignants de répartir les lots plus facilement…

Livraison 11 avril : séparée Bérard / Orgeoise.

Besoin de 3-4 personnes par école (3 Bérard / 4 Orgeoise).

Plante : soit un lys fleuri, soit une plante d’intérieur.

Question pour l’an prochain : passer à 2 euros par fleurs et éventuellement réduire le nombre case.

4. Boum des enfants

Anne fait passer un bilan prévisionnel des dépenses prévues pour la boum.

1 pizza : jambon-fromage … une seule sorte … sauf quelqu’une type fromage pour ceux qui ne mange pas de porc.

4-5 personnes buffet enfant (une personne pour salé, une pour sucrée, 2 pour les boissons)

3-4 personnes buffet adulte (2 surement suffisants)

Une différence à noter : pour la buvette enfant, c’est prévu dans le prix de l’entrée par contre pour la buvette adulte : les ventes se font au moment de la buvette.

Anne et Laurence cherchent une idée pour « compenser » la surprise des petits pour les grands : elles ont pensé à une sucette distribuée à la sortie… une idée proposée : pourquoi pas des bracelets fluo ? c’est sympa et ça plait bien aux enfants.

En plus de la buvette, des saladiers de chips seront à disposition (mélange légumes et chips normales)

Pour les enfants prévoir des gobelets (cf local)

Pour les adultes, les boissons seront distribuées dans les éco-cup.

Rappel des horaires : 15h – 16h30 / 17h – 19h

Hubert va récupérer les clés de la salle. Il s’organisera avec Mireille…

DJ OK : 210€ (payé par nous pour que ce soit fait en direct)

Date Boum 5 avril.

Rappel, on s’est engagé à aider la FCPE pour installer la salle.

Niveau matériel : Prévoir serpillères, et un peu de produit de nettoyage…

Concernant les droits de Sacem : on cotise à une association ADIA chaque année qui couvre les droits de Sacem… Changer l’appellation pour la déclaration auprès de l’ADIA : il s’agit d’un Goûter dansant.

Jauge remplissage : +300 personnes si debout. Attention par rapport aux assurances… faire la police à l’entrée pour que les enfants n’aient qu’un accompagnant.

Les personnes de la buvette sont celles qui vont s’occuper des entrées.

Distribution d’un mot dans les cahiers concernant la boum : le 21 février.

5. Inventaire & Rangement du local.

Prévoir une date, 3-4 personnes et un inventaire pour savoir ce qu’il y a.

A Faire avant la boom.

On va lancer un sondage doodle. (En deux vagues… d’abord pour les membres du bureau puis ouvrir).

6. Questions diverses

• Spectacle de Noël : troupe à « fixer » maintenant… voir avec Sylvie V. si on peut reprendre la troupe de l’an dernier…
• Communication : Hubert se demandait si on pouvait communiquer sur les journaux des mairies pour mieux faire connaître l’association. Laurence fait remarquer que c’est quelque chose qui était fait auparavant. Prévoir 2-3 articles en fonction des évènements (bourse aux jouets, spectacle de Noël, fête des écoles, bilan de l’assoc).

7. Fête des écoles

Travail commencé avec Florence, Peggy, Marie-Hélène et Hubert…

Il y a une réunion bientôt pour voir quand et comment coupler avec les chants (vendredi soir et samedi matin), festival du film…

Envisagent de faire un repas (avant ou après), si on le fait avant, ca permet de faire un lien avec le reste de l’après-midi… et d’aider à l’installation.

D’autres pistes pour l’installation : scouts (?), Aurélie, la responsable de centre de loisirs Léo-Lagrange serait ok pour aider à faire des guirlandes, …

Parmi les pistes d’animation : Chant collectif en ouverture de la fête des écoles est envisagé.

Attention à prévoir suffisamment de personnes pour un risque de coup de feu en début d’après-midi (si bcp de monde au début…)

Idée : Pré-vente éventuelle pour les tickets.

Voir si Monique veut refaire un stand de vente de livres… ?

Prestataires externes ? à voir en fonction des finances… (genre poneys, ¾ remboursés par les tickets / coiffures).

La réunion se termine à 22h25

Prochaine réunion : 4 mars salle de la Sure. Etant donné que la date initiale était en plein milieu des vacances, la réunion a été décalée au 18 mars à la mairie.

ODJ à préciser (Boum, Loto des fleurs, Prochain noël…)