CR Réunion du mardi 9 décembre 2014

La réunion a lieu à 20h30 à la salle de la Sure, 14 personnes présentes dont Mme Sophie Daïan pour représenter les enseignants. Pour le bureau : Hubert, Antoine, Florence, Sylvie, Angélique .

Ordre du Jour de la réunion :

• Bilan de la Bourse aux jouets

• Spectacle de Noël

• Choc' chaud

• Bilan bourses aux jouets :

- Bilan des pilotes : Beaucoup de travail administratif , 2 heures au moins par jour mais très intéressant ...Pascale et Dominique toujours motivés pour l'année prochaine , mais peut-être avec une 3ème personne pour gérer certaines tâches. Pascale a géré le côté administratif (gestion des dossiers exposants ). La centralisation des dossiers ne peut être faite que par une seule personne Dominique a géré le côté plus technique ( panneaux , affichage…) Hubert et Marie les ont aidé pour la gestion des bénévoles. Cette tache pourrait être attribuée à quelqu'un d'autre… Virginie ( qui est absente…) serait volontaire pour être 3ème pilote !

- Panneaux : Dominique a demandé des devis pour de nouveaux panneaux...en attente !

Tout le monde est d'accord pour conserver les panneaux « jaunes » mais il faut qu'ils soient plus solides et moins longs à concevoir chaque année !

Idée d'investir également dans une nouvelle banderole , coût ?

Il serait bien aussi d'avoir une banderole « neutre » avec juste le logo et « sou des écoles » que l'on pourrait sortir à chaque manifestation et/ou derrière la buvette .

Prévoir l'an prochain de retirer les panneaux dès le dimanche après midi pour éviter qu'ils restent trop longtemps et ne disparaissent ...

- Publicité : Idée d'afficher dans les écoles des villages environnants plutôt que de distribuer par ex à la St Martin...Mieux cibler la publicité !

- Sondage : retour très positif des exposants

- Point négatif : trop de vêtements…

Pour l'an prochain : être plus clair sur la quantité de vêtements possible et rajouter dans le règlement la possibilité d'exclure la personne si trop de vêtement avant l'ouverture ...(Le marquer en plus gros, rajouter une page …)

- Flyers : rajouter « imprimé par le sous des écoles » et « ne pas jeter sur la voie publique »

-Stand du sou : moins de bousculade , plus fluide ! Monique n'a rien de particulier à rajouter...Elle ira voir tout ce qui a été déposé au local !

Les vêtements ont déjà été triés et donnés à l'association « Aides et Découvertes »

- Buvette : Problème du manque de gâteaux le samedi => système D pain + nutella qui a très bien marché !!! Pour l'an prochain, rappeler aux membres actifs de faire des gâteaux (sucré et salé) pour le samedi plutôt que le dimanche . Les parents n'ont pas le temps de cuisiner pour le samedi matin alors que pour le dimanche c'est ok !

Problème électrique : la mairie a envoyé un mail en mettant en cause notre « attitude » lorsque ça a disjoncté...l'appel de l'astreinte doit être réservé pour des cas d'urgence...sauf que nous n'avions plus d' éléctricité et pas accès aux disjoncteurs...Une réponse va être faite en demandant la procédure à suivre et que celle -ci soit clairement définie au moment de la remise des clefs …

Machine a Hot-dog de la mairie serait HS, hors, elle marchait très bien le dimanche !

On va en acheter une !

-Bilan financier : résultat net plus de 5800 €

750 € de plus que l'an dernier

Poste en hausse : Exposants + 294 € ( salle communale ouverte le samedi )

Entrées + 212 €

Buvette + 371 € ( avec des dépenses en moins notamment pizza et brownies)

Poste en baisse : Gobelets – 58 €

Stand du sou – 90 €

Dépenses un peu en baisse aussi

Par contre, on a encaissé un faux billet de 50 €.

L'an prochain : on devrait avoir un détecteur prêté par le mari d' Emilie. Passer tous les billets de 20 et 50 € , effet dissuasif !

Par ailleurs, pour la tenue de la caisse :ne la confier qu'à des membres du bureau.

L'an prochain, c'est la 20ème ...alors!!! Surprise en vue ...

• Spectacle de Noël :

Tout est presque prêt :

Papillottes ok

Goûter : sachets individuels , plus pratique pour la distribution et en plus promo !

Boissons en commande .

Madame Daïan pense qu'il reste peut-être quelques bouteilles du courseton et qu'elles pourraient être utilisées pour Noël avant qu'elles ne soient périmées. A vérifier !

Déroulement de la journée :

8h30 Fabien accueille la troupe et le Père Noël au gymnase.

Arrivés des bancs commandés auprès de la mairie

9h-10h30 : Père-Noël en salle de motricité pour les chants des maternelles puis dans chaque classe pour cadeaux !

10h30-11h30 : Père-Noël en salle de motricité pour les chants des élémentaires

+ Distribution des papillotes.

Pendant ce temps, les papillotes seront distribuées au Bérard ( pas de Père-Noël!)

14h-14h15 : habillage des maternelles

14h15-14h30 : trajet + installation au gymnase de tous les enfants

14h30-15h15 : spectacle !

Puis goûter des élémentaires dans gymnase ; ( départ du Bérard au plus tard 15h45)

Goûter des maternelles en salle de motricité ( prévoir installation des tables pendant le spectacle)

Ensuite rangement : 2 heures pour démonter et le gymnase doit être rendu pour 17h30 …

faire mail aux membres actifs pour trouver des bénévoles pour aider à habiller maternelles, accompagner puis servir goûter et ranger ! Une dizaine de personnes mais pas trop non plus !!!

Pour l'an prochain, revoir planning et mettre le spectacle le matin , en 3 heures, ce serait moins speed pour les enfants . Garder le goûter l'après midi avec le passage du père noël dans les classes et notamment en maternelle après la sieste !

• Choc'chaud:

Date : Vendredi 10 janvier !

Mathilde et Florence ont choisi de garder la même formule que l'an dernier .

Pour ceux qui prêtent du matériel, le ramener le mardi.

Faire un mail pour demander matériel manquant + aide pour le vendredi

Faire un mot pour mettre dans le cahier des enfants pour souhaiter bonne année et inviter au choc'chaud !

Demande de tente, matériel en mairie .

Divers :

Florence évoque l'idée de relancer un carnaval …

Bonne idée mais quand , comment...paraît un peu juste pour cette année ...on en reparle à la prochaine réunion !

Point sur les subventions : les subventions de 500 € par classe + Noël vont être réglées à chaque classe dans la semaine prochaine.

Par contre, les subventions exceptionnelles de 100 € par classe ayant demandé seront versées plus tard ( après le loto des fleurs )

Prochaine réunion mardi 6 janvier 2015.

Fin de la réunion à 22h45.