Compte rendu réunion du mardi 16 juin 2015

La réunion a eu lieu à 20h30 à la salle de la Sure, 9 personnes présentes. Pour le bureau : Hubert, Virginie , Florence, Sylvie, Angélique, Hélène.

Ordre du Jour de la réunion :

• Fête des écoles

• Divers

• Fêtes des écoles :

- Le beau temps est commandé ! La météo s'annonce clémente !...la décision finale sera prise au plus tard jeudi matin ...croisons les doigts !…

-Côté planning, c'est plutôt pas mal sauf sur le créneau 16-18 h.

Demain, mercredi nouveau « racollage » devant Orgeoise à 11h30

Vérifier la boîte aux lettres du Bérard ( Virginie)

Ensuite , en fonction des nouvelles personnes inscrites ou non, voir pour ne mettre qu'une seule personne par stand ( roue, fil tordu ) et regrouper des stands ( coiffure-tatoo) .

Florence renvoie le planning à tous les bénévoles vendredi au plus tard ! Par contre, toutes les adresse mail ne sont pas connues !

Pour l'an prochain, noter le besoin des personnes en maquillage , coiffure et tatoo ( et insister sur le fait que les tatoo c'est très simple ( pochoir + peinture)

M Morin gonfle des ballons vendredi soir et les amènera samedi matin.

Tout le matériel a été préparé, recensé par les pilotes, il reste quelques finitions !

Florence et Virginie évoquent la surveillance du point « toilettes », arrivée d'eau pour les pistolets à eau… où l'an dernier c'était une vraie piscine...Faute de bénévoles, ça va être compliqué de mettre quelqu'un à temps plein dessus mais les pilotes « volants » iront faire un tour régulièrement.

Emplacement de la « surprise », maintenu à l'endroit initialement prévu par les pilotes, un peu à l'écart mais de toute façon, c'est très prisé comme stand et assez bruyant ...donc un peu à l'écart, c'est mieux …

Prix: 4 tickets Durée 5 ? minutes à vérifier sur place avec la personne qui le gère .

Faire affiche avec prix, durée et nombre enfants max ( Angélique)

Roue : année dernière pas grand succès au départ.

Donc baisse du nombre de tickets pour jouer : 2 tickets.

Soit on gagne un lot soit si perdant : 1 point cadeau ( gain minimum)

Prévoir une affiche pour rassemblement bénévoles à mettre à côté de la buvette ( Angélique)

Pour chaque bénévole donner 2 tickets + 2 points cadeau.

Cette année les tickets sont en majorité vert mais il y aura aussi des bleus ! Ne pas les refuser !…

Pas de réponse pour la machine à pop corn => on abandonne pour cette année .

Prévoir une affiche pour inviter à la réunion du 30 juin avec verre de l'amitié ( clôture de l'année + préparation année prochaine) Florence

Autour de la mare + de la « surprise » prévoir barrière + rubalise. Pas assez de barrières pour tout protéger donc bien vérifier qu'on a assez de rubalise ( Florence )!!! sinon en racheter.

Livraison sono : Florence voit en fonction heure de la mairie ( avec ou sans nous )

Dans l'orangerie, on peut stocker dès le vendredi soir , notamment dans le frigo. Pour mettre au frais le plus tôt possible.

Pour l'installation, la première chose à faire est l'installation de la buvette avec les frigos notamment .

Pour la buvette ( Angélique), récupérer au local tout le matériel.

Emilie a fait toutes les courses et a tout mis dans le local. ( tout à transporter : boisson, cafetière, café, sucre, couteaux, sopalin , bonbons, bouilloire, verres, sacs poubelle )

Prendre également le panneau de présentation du sou.

• Divers :

- Compte rendu réunion sur la location des salles : nous aurons pour nous réunir la salle en face de la salle des mariages les 1er mardi de chaque mois.

Salle communale indisponible à partir de mars 2016 , donc problème pour la bourse aux jouets en novembre 2016 à voir !

-Idée de mutualiser le matériel entre plusieurs associations de Coublevie à discuter lors de la journée des assoc en septembre.

- Besoin d'acheter pour l'an prochain : massicot, machine à hot-dog, chariot

-Projet recyclage, les mots ont été distribué dans les cahiers.

Les poubelles ont été livrées dans les 2 écoles le 11 juin.

Possibilité de récupérer les flyers sur le site http://www.terracycle.fr

- Spectacle de Noël :

La compagnie avec lequel Fabien était en relation et qu'il avait rencontré 2 fois dont une avec la mairie nous fait faux bond…

Fabien est donc en recherche très active …

Petit point le 30/06 …

- Prochaine réunion le 30/06 à 20h30.