Association de la loi 1901 composées de parents bénévoles qui tout au long de l'année organisent des manifestations pour les enfants ainsi que des évènements permettant le financement de sorties culturelles et sportives aux élèves des écoles de Coublevie
La réunion a eu lieu à 20h30 à la mairie de Coublevie (salle de réunion)
16 personnes présentes avec parmi elles, les membres du bureau : Xavier, Benoit, Aurélie, Sylvie, Hélène, Joël (excusé). Présence du directeur d’Orgeoise, Mr Bonhomme.
Ordre du jour :
· Bourse aux jouets
· Pilotes des manifestations
· Subvention aux classes pour l’année 2012-2013
· Idée d’un nouveau projet (initiatives.fr)
1. Bourse aux jouets
Les pilotes pour cette année sont : Benoit et Xavier
Buvette : On cherche quelqu’un pour être « référent buvette », la tache consiste entre autres à faire l’inventaire des stocks au local, préparer la liste des courses et les faire dans la semaine précédent la bourse, veiller à l’installation et à l’agencement de la buvette, assurer une permanence plus ou moins rapprochée lors de la manifestation, il n’est pas nécessaire de tenir la buvette pendant toute la durée des deux jours (il y aura un roulement de parents bénévoles pour cela), mais plutôt de se trouver dans le coin en cas de problème avec, par exemple, la possibilité de tenir un stand pas loin.
Isabelle et Emilie se portent volontaires.
A penser pour la buvette : nous avons une crêpière à disposition (l’idéal est que les crêpes soient déjà faites) et la mairie nous prête une machine à Hot Dog (prévoir plus que l’an dernier). Pour la bière, on garde le même fournisseur que l’an dernier.
Gestion des entrées : Une discussion s’installe autour de l’entrée des exposants : comment éviter qu’ils fassent la queue trop longtemps avant de pouvoir entrer et placer leurs affaires sur les stands. Il faut cependant pouvoir maîtriser le fait qu’il y a souvent déjà des « clients » potentiels qui sont là et on ne peut pas laisser entrer tout le monde sans contrôle, ni gérer en même temps l’entrée des exposants et celle des visiteurs.
Finalement, on décide de laisser la possibilité aux gens qui le souhaitent de venir chercher leurs badges le vendredi soir lors de l’installation de la salle. Peut-être que certains d’entre eux (souvent des parents de l’école) pourront en profiter pour nous donner un coup de main à mettre les tables en place.
A propos de l’entrée des visiteurs : mise en place de deux files avec une file rapide pour ceux qui ont directement la monnaie.
Les tarifs : Grande table 13€ (3m²), Petite table 11€ (2,4m²) entrée des visiteurs : 1,5€
Les tarifs sont inchangés par rapport à l’an dernier. Aucun tarif préférentiel si on souhaite exposer durant les 2 jours et d’ailleurs, vu le nombre de demandes, la priorité est donnée au roulement.
Les horaires : Entrée exposants et installation de la buvette : 8h15 (ou avant si nous sommes prêts)
Ouverture des portes aux visiteurs : 9h30
Fermeture à 17h00
Les salles : Le gymnase sera ouvert le samedi et le dimanche, La salle communale uniquement le dimanche. A noter : il y a une soirée organisée à la salle communale le samedi soir.
Pour le gymnase, comme pour l’an dernier : penser à faire passer la consigne que les chaussures à talon sont interdites et bien mettre en place les protections du sol. Bien faire l’état des lieux du gymnase avant la remise des clés.
Les stands : comme l’an dernier, on limite la quantité de vêtements, ce doit être des vêtements taille enfant (jusqu’au 10-12 ans) et ne pas dépasse la moitié de la surface de la table.
Maintenant qu’il y a un vide-dressing organisé sur Coublevie, la demande sera sans doute moins forte pour les vêtements (penser à prévoir une question dans l’enquête de satisfaction à ce propos).
La pub et les affiches : Benoit va nous faire passer des flyers et nous envoyer une version électronique de l’affiche pour distribution.
Virginie se propose de s’occuper de passer l’info aux RAM (Coublevie, La Buisse, Saint Etienne de Crossey, Saint Nicolas de Macherin). Les assistantes maternelles sont en général intéressées par la bourse aux jouets, il faut penser à « ratisser large » pour prévenir les RAM.
Une affiche sera déposée au carrefour du Carrefour Market à l’entrée de Coublevie sur la route de Voiron.
Benoit nous fait passer un planning pour aller tracter dans les rues de Voiron.
Organisation du jour J : un planning passe pour tenir la buvette, installer, désinstaller… il manque des parents volontaires, on fera passer l’info par mail pour demander la participation des parents de l’école.
Divers : Il faut prévoir les sachets de bonbons (voir quels sont les stocks en petits sachets et en bonbons) et organiser une petite soirée pour mettre en sachet : 7 bonbons par sacs. Prévoir environ 100-150 sachets.
Il faudrait refaire les tickets, ceux que l’on a sont fatigués et n’ont pas le nouveau logo. Virginie nous informe qu’elle dispose de temps pendant la sieste des enfants pour s’en occuper. Peut-être qu’on s’occupera de ça plutôt après la bourse aux jouets, cela risque d’être un peu court d’ici là.
2. Nouveaux pilotes pour les manifestations
On cherche des pilotes pour gérer les préparatifs des différentes manifestations du Sou :
3. Le montant de la subvention aux classes pour l’année 2012-2013
L’an dernier la subvention était de 450€ par classe.
En ce début d’année, nous avons accepté la demande de financement pour le secourisme des classes de CM de l’école du Bérard de 302,50€ (200€ habituellement soit 50€ faisant partie de la subvention de chaque classe de CM). Le surplus est à la charge du Sou.
Comme les différentes manifestations de l’an dernier nous ont rapporté un peu plus d’argent que l’année précédente (en particulier avec la buvette de la Saint Pierre), il est proposé d’augmenter la subvention est de passer à 500€ par classe (450€ pour les CM du Bérard si on enlève les 50€ déjà utilisés pour le secourisme)
Vote à l’unanimité pour passer la subvention des classes à 500€.
On rappelle qu’il reste des finances pour les subventions exceptionnelles liées aux différents projets de classe au cours de l’année.
4. Discussion autour d’un nouveau projet (initiative.fr)
L’idée est de trouver une nouvelle source d’argent en faisant participer les enfants des écoles pour faire des dessins qui pourraient être mis sur des supports pour être vendus aux parents, grand-parents…. On pourrait faire la vente lors de la boum, manifestation où les parents sont présents et terminer lors de la fête des écoles.
Il y a plusieurs possibilités ; voir le site www.initiatives.fr
L’idée d’un sac pour les courses ou d’un sac type « sac de plage » semble plaire le plus. Possibilité de mettre jusqu’à 150 dessins d’enfants sur un seul sac. On pourrait ainsi réaliser 2 ou 3 sacs différents (un par « groupe scolaire » par exemple : maternelle, élémentaire Orgeoise, Bérard).
Il faudrait ensuite procéder par pré-commande afin d’évaluer les quantités.
On soumet également l’idée de ne prendre en compte que les dessins des enfants pour lesquels il y a eu pré-commande (à voir comment le gérer et si c’est nécessaire en fonction de l’effectif).
Projet à suivre…
Fin de la réunion : 22h15.
Prochaine réunion : le 13 novembre à 20h30 à la Mairie (salle de réunion).
ODJ Provisoire : Finalisation de la Bourse, Préparation du Noël de l’école.
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